Cash is king: debiteurenbeheer: zelf doen?

Debiteurenbeheer: zelf doen?
11 november 2015 mik

Cash is king: debiteurenbeheer, zelf doen of uitbesteden?

In de vorige blog heb ik het over het incassoproces gehad. Kern was dat je je zaken goed op orde moet hebben, een vast aanmaanproces moet hanteren en zeker niet moet schromen om een moeilijk of slecht betalende klant uit te besteden aan een incassobureau of advocaat.
In deze blog ga ik nader in op het eventueel uitbesteden van het incassoproces.

Of debiteurenbeheer wel of niet wordt uitbesteed is afhankelijk van de grootte van je openstaande debiteurenposten. Over het algemeen geldt dat kleine bedrijven het in eigen beheer kunnen doen, voor middelgrote bedrijven geldt dat ze het beter kunnen uitbesteden.

Wel uitbesteden

Veel bedrijven focussen zich op de wanbetaler. Daardoor verslapt de aandacht naar de goede betaler. Een extern bedrijf inschakelen bespaart op de eerste plaats energie en ergernis. Wanneer je besluit debiteurenbeheer uit te besteden, haal je vakmensen in huis. Een belangrijk argument vóór het uitbesteden van debiteurenbeheer is dat een vreemde doorgaans meer gezag kan uitoefenen. Vreemde ogen dwingen. Voor een buitenstaander is het immers veel eenvoudiger om debiteuren aan te spreken dan voor jou: een ondernemer heeft met zijn debiteur mogelijk al jarenlang een relatie.

Zoutewelle Accountants kan dit proces van je overnemen. Zodat jij je kunt focussen op je onderneming. We zorgen voor een adequaat factuurproces, uiteraard online en direct gekoppeld aan je boekhoudpakket, of liefst nog facturatie in je boekhoudpakket zelf. Na het verlopen van de betaaltermijn versturen wij de aanmaning per e-mail en indien gewenst per post. We nemen telefonisch contact op met de debiteur, mocht blijken dat hij een week na het versturen van de herinnering nog steeds niet betaald heeft. Omdat we de bank automatisch gekoppeld hebben aan het boekhoudpakket, zien we dagelijks of er betaald is of niet. De debiteur kan zich dus niet verschuilen met smoesjes dat de betaling onderweg is. Ook de formele ingebrekestelling regelen wij voor je. Mocht je klant echt niet willen betalen, dan hebben een prima advocaat achter de hand die de verdere incasso voor je regelt!

Wel uitbesteden: dienstverlenende bedrijven

Bedrijven die een dienst verlenen moeten beslist actief debiteurenbeheer te voeren. Immers, het geleverde is niet tastbaar. De kwaliteit van het geleverde is klachtengevoelig en in het verlengde daarvan gevoeliger voor betwistingen van een vordering. Dienstverleners moeten dan ook zeer actief debiteurenbeheer voeren om eventuele klachten direct te vernemen en daardoor betwistingen in de kiem te smoren. De snelheid van betaling van producten en diensten door een bedrijf in moeilijkheden zal afhangen van de bedreiging voor het voortbestaan van de organisatie. Een transporteur zal zijn brandstofleverancier altijd op tijd betalen en de betaling van reclame-uitingen (waarvan het directe resultaat onbekend is) zo lang mogelijk rekken.

Niet uitbesteden

Als een kleine ondernemer het debiteurenbeheer niet uitbesteedt, maar in het eigen bedrijf doet, dan moet er een persoon zijn die daarvoor verantwoordelijk is met duidelijke doelstellingen. Structuur aanbrengen in je debiteurenbeheer is noodzakelijk, want structurering voorkomt lastige beslissingen. Daarnaast is het verstandig om de debiteurenbeheerder gerichte training te laten volgen op het gebied van communicatie: communicatietechnieken en omgang met debiteuren.

Zoals in een vorige blog al aangegeven is de stap naar een nieuwe klant snel gemaakt. Wees daarbij zorgvuldig. Verkrijg inzicht in de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van je nieuwe klant. Er zijn verschillende manieren om aan deze informatie te komen. Via KvK Online Nederland kun je de meest elementaire informatie over ondernemingen krijgen. Naast uittrekselgegevens kun je beschikken over informatie uit alle gedeponeerde jaarcijfers en zijn een faillissement of surseance van betaling geregistreerd. Het Bureau Kredietregistratie in Tiel heeft sinds kort een eigen website, met algemene informatie over de regels en wie wel en niet informatie kunnen aanvragen. Ook de wettelijke regels met betrekking tot privacy zijn hier te checken.

Handelsinformatiebureaus verstrekken informatie over het functioneren van bedrijven. Dunn & Bradstreet en Graydon zijn de marktleiders. D&B en Graydon beheren uitgebreide (internationale) databases met bedrijfsgegevens, zoals gepubliceerde jaarcijfers, omzetcijfers en betalingsgedrag.

Hoe herken je een slechte debiteur? Kun je wanbetalers op voorhand herkennen? Het antwoord is ja. Een dubieuze debiteur kan je in een vroeg stadium herkennen.

Bestaande klanten

Een dubieuze maar bestaande debiteur vertoont afwijkend betalingsgedrag. Hij zal bijvoorbeeld plotseling in termijnen gaan betalen of langzamer dan eerst. Een ander signaal is mogelijk een veranderend aanschafpatroon. Niet alleen minder aanschaffen, ook het plaatsen van meer orders hoeft niet positief te zijn. Andere signalen waar je alert op moet zijn:
Je krijgt de contactpersoon nooit te pakken;
Facturen, herinneringen en aanmaningen worden geretourneerd;
Een afgesloten telefoon.

Nieuwe klanten

Bij nieuwe klanten moet je er alert op zijn als de afnemer uit een onverwachte geografische hoek komt. Of, uiteraard, een beruchte branche. Ook bij een nieuwe afnemer kan een abnormaal grote order een signaal zijn. Ook jaarcijfers kunnen een middel zijn om de malafide debiteur te herkennen. Wanneer meerdere jaren naast elkaar worden gelegd en met elkaar worden vergeleken kan dat inzicht verschaffen in de verhouding tussen het vreemde en het eigen vermogen.

pf2

Michel Zoutewelle: Klik hier voor meer informatie over de auteur.

reken2

De rekentool om te meten of je je auto beter zakelijk of privé kunt kopen.

 

Whitepaper ‘grip op de tent’

Comments (0)

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*

NIEUWSBRIEF
Meld je aan voor blog updates
Je krijgt nooit spam en je kunt je altijd afmelden